8 conseils pour bien gérer son Auto-Entreprise

Vous avez créé votre auto-entreprise, vous voilà désormais chef d’entreprise. Afin de garantir la pérennité de votre activité, vous devez adopter les bons réflexes dès le départ en matière de gestion. Si vous débutez dans l’entrepreneuriat, vous ne savez peut-être pas quelles sont les bonnes habitudes à prendre pour gérer efficacement votre entreprise. Voici donc 8 conseils à suivre pour une gestion saine de votre auto-entreprise !

1- Mettre des rappels dans votre calendrier pour les échéances déclaratives

En tant qu’auto-entrepreneur, vous aurez plusieurs déclarations à effectuer : les déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF, la déclaration initiale de Cotisation Foncière des Entreprises, la déclaration d’impôt, etc.

La première chose à faire, c’est donc de vous mettre des rappels dans votre agenda afin de ne pas oublier d’effectuer ces déclarations obligatoires ! Car une déclaration oubliée ou en retard, c’est potentiellement des pénalités supplémentaires à payer… Alors mieux vaut ne pas les oublier !

Afin de vous aider à ajouter ces rappels, voici quelques dates importantes.

Les déclaration URSSAF :

Selon la périodicité choisie lors de la création de votre auto-entreprise, vos déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF sont à effectuer mensuellement ou trimestriellement. Votre première déclaration se fera toujours après un minimum de 90 jours d’activité. Voici 2 tableaux qui vous indiquent précisément les dates de déclaration :

Quelle que soit la périodicité choisie, les déclarations doivent être effectuées au plus tard à 12h à la date d’exigibilité.

Mettez-vous donc un rappel une semaine avant la fin de chaque mois de déclaration pour faire votre déclaration, ou en début de mois si vous souhaitez vous libérer le plus tôt possible de cette tâche administrative.

La déclaration initiale de Cotisation Foncière des Entreprises :

Avant le 31 décembre de votre année de création, vous devrez transmettre au Service des Impôts des Entreprises dont vous dépendez la déclaration initiale de Cotisation Foncière des Entreprises (formulaire 1447-C-SD). Cette déclaration permettra de bénéficier de l’exonération de CFE pour votre année de création et d’établir le montant de votre CFE à partir de l’année suivante. Ensuite, à partir de la 2ème année civile d’activité, vous devrez régler la CFE avant le 15 décembre chaque année.

Mettez-vous donc un rappel fin novembre pour penser à vous occuper de cette tâche administrative !

La déclaration d’impôt :

Que vous ayez opté ou non pour le versement libératoire de l’impôt, vous devrez tout de même faire une déclaration d’impôt en tant qu’auto-entrepreneur chaque année. Cette déclaration se fait via le formulaire 2042-C-Pro, qui est un feuillet complémentaire à la déclaration des revenus de votre foyer (le formulaire 2042). Les dates de déclaration sont donc identiques, c'est-à-dire entre avril et juin, chaque année.

Ajoutez donc un rappel dans votre calendrier au mois de mai afin de ne pas oublier de faire votre déclaration d’impôt auto-entrepreneur.

Enfin, selon votre activité, vous pourriez avoir d’autres déclarations à effectuer : la déclaration de TVA en cas de dépassement des seuils de franchise en base, la Déclaration Européenne de Service (DES) si vous vendez des prestations de service à des clients situés dans l’UE, la déclaration d’échanges de biens (DEB) si vous expédiez vos produits dans des pays membres de l’UE, etc.

2- Créer votre “routine” entrepreneuriale pour mieux vous organiser

En optant pour l'auto-entrepreneuriat, vous devenez chef d’entreprise. Vous allez donc devoir gérer un tas de choses au cours d’une semaine : la prospection pour trouver des clients, le service client, la communication, la comptabilité, le suivi et la relance de vos devis et factures, etc.

Afin de bien vous organiser, l’idéal est de créer votre “routine” entrepreneuriale. C’est en quelque sorte l’organisation de votre semaine type en planifiant les différentes tâches à effectuer. Voici, à titre d’exemple, ce que cela pourrait donner :

• Lundi matin : Communication (la planification de vos posts sur les réseaux sociaux pour la semaine, la création de votre newsletter, etc.)
• Lundi après-midi : Suivi des devis/factures (vérifiez si vous avez des devis en attente de réponse et relancez-les, relancez les factures impayées, etc.)
• Mardi matin : Prospection (prenez votre téléphone et contactez de potentiels clients, rentrez en contacts avec vos prospects sur les réseaux sociaux, par mail, sur Ouiboss, etc.)
• Mardi après-midi : Plage libre pour prendre des RDV clients ou pour effectuer vos prestations
• Mercredi matin : Plage libre (idem)
• Mercredi après-midi : Tâches administratives et comptables (déclarations à effectuer, mise à jour de vos livres de comptes, etc.)
• etc.

Vous avez compris l’idée : vous saurez à l’avance ce que vous devez faire en vous réveillant le matin ! En adoptant cette méthode, vous éviterez la procrastination et l’éparpillement. Vous améliorerez ainsi votre productivité, et vous diminuerez votre “charge mentale” en sachant précisément ce que vous devez faire.

Bien évidemment, ce programme pourra être modifié ou chamboulé pour répondre à vos clients ou pour une urgence. Cependant, essayez malgré tout de vous bloquer une demi-journée par semaine pendant laquelle vous restez indisponible pour vos clients. Vous profiterez de cette demi-journée pour vous occuper des tâches les plus rébarbatives : les relances diverses, les tâches administratives et comptables, etc.

3- Planifier les tâches à effectuer le lendemain chaque soir

Malgré la mise en place de cette routine, il y a de grandes chances que vous devrez y déroger pour faire face à une demande client ou en cas d’imprévu. De même, les tâches prévues dans votre routine hebdomadaire tomberont peut-être à l’eau si elles n’ont pas lieu d’être.

C’est pourquoi vous pouvez également vous organiser en planifiant, chaque soir, ce que vous allez faire le lendemain (ou sur les prochains jours). Prenez quelques minutes en fin de journée pour faire votre “to do list” du lendemain, ou en fin de semaine pour la semaine suivante.

4- Gérer vos priorités à l’aide de la matrice d’Eisenhower

Toujours concernant l’organisation pour avoir une bonne gestion, vous allez devoir apprendre à prioriser vos différentes tâches. Car au delà du temps que vous concacrerez à trouver des missions, vous devrez impérativement organiser votre nouvelle façon de travailler. Et en matière d’organisation, de gestion du temps et de votre planning, la matrice d’Eisenhower est un incontournable. Simple à utiliser, elle vous permettra de classer vos différentes tâches et actions à mener selon leur degré d’urgence et leur niveau d’importance :

Pour remplir cette matrice, vous devrez faire preuve d’objectivité. C’est en ce sens que la tâche peut se compliquer, car vous devrez prendre du recul pour classifier vos différentes tâches et actions selon leur importance et leur urgence. Basez-vous sur des éléments concrets et factuels autant que possible, et gardez en tête que l’importance prévaut sur l’urgence.

À l’aide de cette matrice, vous serez en mesure de savoir quelles tâches ou actions déléguer, celles que vous pourriez abandonner, celles à traiter en priorité, et celles à planifier dans les prochains jours.

5- Utiliser un logiciel de gestion adapté pour les auto-entrepreneurs

Afin d’éviter les erreurs et de bien gérer votre activité, privilégiez l’utilisation d’un logiciel de gestion spécifiquement adapté à votre statut d’auto-entrepreneur. Un logiciel auto-entrepreneur vous permettra de créer vos devis et factures sans oublier les mentions obligatoires, de suivre leur avancement, de savoir en temps réel où vous en êtes par rapport aux seuils de chiffre d’affaires, d’anticiper le montant de vos charges sociales, et de tenir plus facilement vos livres de recettes et registre des achats.

En optant pour un logiciel adapté à votre statut, vous gagnerez un temps précieux sur les tâches administratives et comptables, et vous éviterez bien des erreurs en matière de gestion ! Vous pouvez par exemple tester le logiciel de notre partenaire : Compta by Mon-AutoEntreprise.fr. Une version gratuite est disponible pour vous permettre de facturer vos clients facilement et sans oublis de mentions obligatoires.

6- Bien suivre vos recettes et vos dépenses en tenant à jour vos livres de comptes

En bon gestionnaire, prenez l’habitude de remplir votre livre de recettes de manière quotidienne ou, a minima, hebdomadaire. Ainsi, vous saurez en permanence où vous en êtes en termes de chiffre d’affaires, notamment par rapport aux seuils de TVA et pour le calcul de vos cotisations sociales. Vous pourrez anticiper plus facilement un éventuel dépassement des plafonds auto-entrepreneur.

Même si vous ne pouvez pas déduire vos charges, tenir un registre des achats est important, peu importe l’activité exercée. En effet, vous pourrez ainsi savoir en permanence quelle est votre rentabilité en comparant vos charges à votre chiffre d’affaires. Cela vous permettra de vérifier notamment si le statut auto-entrepreneur reste bien adapté à votre activité.

Encore une fois, en utilisant un logiciel de gestion comme celui de Mon-AutoEntreprise.fr, le suivi de votre activité sera facilité car vous saurez en temps réel où vous en êtes et quel sera le montant des cotisations sociales à payer le mois (ou trimestre) suivant.

7- Constituer un fond de roulement pour anticiper les difficultés de trésorerie

La trésorerie, c’est le nerf de la guerre pour tous les entrepreneurs ! Afin de ne pas vous retrouver en difficulté, il est vivement conseillé de calculer votre besoin en fond de roulement.

En effet, en fonction de votre activité, il se peut que vous ayez à payer certaines charges avant que vos clients vous aient payé. Il y aura donc un décalage entre les entrées et les sorties d’argent, autrement dit un besoin de financement pour ne pas vous retrouver dans une situation délicate avec une trésorerie négative… Cette différence s’appelle le besoin en fond de roulement (BFR).

Essayez donc d’anticiper ces décalages à l’aide d’un plan de trésorerie, et constituez-vous un fond de roulement couvrant votre BFR à minima. Très concrètement : laissez une somme suffisante sur votre compte bancaire pour faire face aux différentes charges à payer en attendant les règlements de vos clients.

8- Conserver tous vos justificatifs

Enfin, dernier conseil important, pensez à conserver tous vos justificatifs, aussi bien les factures que vous émettez pour vos clients, que vos justificatifs d’achats. En effet, en cas de contrôle, vous devrez fournir ces justificatifs. Vous avez l’obligation légale de conserver toutes vos factures pendant 10 ans.

De plus, dans l’hypothèse où vous dépasseriez les seuils de franchise en base de TVA, vous pourrez ainsi récupérer la TVA sur vos frais professionnels. Sans justificatifs, il ne vous sera pas possible de récupérer la TVA, prenez donc le réflexe de tout conserver et archiver dès le départ.